Como participar

La participación se formalizará mediante el modelo Solicitud Contrato de Participación, a través del correo electrónico rafaelalejandro@palco.cu o directamente en el recinto ferial PABEXPO, según sea el caso, siempre con no menos de 20 días de antelación al inicio de la Feria. Resulta indispensable para adquirir la condición de participante en esta feria que la Solicitud Contrato de Participación este aprobado y firmado por el Organizador.

Para confirmar su reservación y recibir su ubicación, el expositor deberá abonar el 50% del costo del área contratada al momento de formalizar la solicitud.  La fecha tope para el pago del restante 50% del espacio y servicios contratados, será 20 días antes del inicio de la Feria.

En el caso de que las muestras a exponer en Área Interior tengan grandes dimensiones, peso u otras características especiales, el expositor debe comunicarlo al Organizador con no menos de 20 días de antelación al inicio de la Feria, para su valoración y aprobación,  en atención  a las especificaciones de montaje, coordinación para su acceso a los pabellones y requerimientos del recinto ferial.

Todos los cambios en la distribución de paneles o cualquier otro elemento relacionado con el montaje de los stands se cobrarán adicionalmente, de acuerdo con su complejidad y con la proximidad a la fecha de inauguración de la Feria.  El Comité Organizador se reserva el derecho cuando lo entienda conveniente para los intereses del certamen de hacer cambios en la ubicación de los stands y comunicarlo al expositor conjuntamente con la propuesta de la nueva ubicación.

Se aplicará un recargo de 20% para todos aquellos servicios requeridos posterior a la tramitación de la solicitud original que ya estén facturados.

Acreditación

La cantidad de credenciales libres de costo para expositores estará en correspondencia con el área contratada.  Por cada credencial adicional para un stand, el expositor deberá abonar 960.00 CUP.

Las credenciales son personales e intransferibles y serán retiradas en caso de uso incorrecto, y no se devolverán, por lo que el expositor si quiere permanecer en la Feria tendrá que pagar 960.00 CUP por una nueva credencial.

Visitante Profesional: Los hombres de negocios, empresarios, compradores, profesionales e interesados en visitar la Feria podrán acreditarse como visitantes profesionales a un costo de 2400.00 CUP; esta acreditación incluye: derecho a visitar todos los días la Feria, un catálogo oficial, participación en las actividades oficiales como acto de apertura y acto de premiación y realizar contactos comerciales.

GAFETES O CREDENCIALES

Los gafetes o credenciales que acreditan a cada participante se entregan en el momento del registro en la oficina de acreditación #12 ubicada en planta baja del recinto Ferial PABEXPO días antes de la inauguración.

El gafete o credencial de expositor es personal e intransferible. Su uso indebido faculta a las autoridades de la Feria a retirarla y prohibir la entrada del portador. La pérdida del gafete o credencial deberá reportarse de inmediato a las autoridades pertinentes, quedando a consideración del Comité Organizador el cobro o no del nuevo gafete o credencial.

Visitante Profesional: Los hombres de negocios, empresarios, compradores, profesionales e interesados en visitar la Feria podrán acreditarse como visitantes profesionales a un costo de 2400.00 CUP; esta acreditación incluye: derecho a visitar todos los días la Feria, un catálogo oficial, participación en las actividades oficiales como acto de apertura y acto de premiación y realizar contactos comerciales.

NOMBRE DE LA FASCIA (RÓTULO)

El texto de la fascia – (hasta 20 caracteres) – mostrará el nombre de la firma expositora tal y como haya sido indicado por el responsable de la firma en la planilla de solicitud de participación. De existir retraso u omisión por parte del expositor en la información solicitada, el Comité Organizador no será responsable del texto final de la fascia. Cualquier cambio será cobrado adicionalmente, previa solicitud en el Buró de Servicios de la Feria.

CONFIRMACIÓN DE ESPACIO Y UBICACIÓN

La reservación del área se hará firme luego de cumplidos por el expositor los siguientes requisitos:

•                Envío del formulario de participación debidamente completado y firmado por el expositor.

               Prepago del 50% del espacio solicitado.

El 50% restante del espacio, mobiliario y otros servicios solicitados se abonarán por el expositor antes del inicio de la Feria (consulte sección Fechas Importantes al Expositor). En casos excepcionales, el Comité Organizador, cuando lo entienda conveniente a los intereses del certamen, podrá cambiar la ubicación del stand y comunicarlo al expositor conjuntamente con la propuesta de la nueva ubicación.

Los servicios que se soliciten en el Buró de Servicios durante la etapa de montaje y/o la feria se pagarán al momento de solicitarlos. Estas prestaciones se cobrarán por el Organizador con un recargo del 20% adicional.

Montaje

ESPACIO LIBRE

El expositor con espacio libre alquilado, deberá enviar a PABEXPO para su aprobación, el diseño final más los restantes documentos señalados en el Reglamento 45 días antes del comienzo de la feria, con el objetivo de evaluar y autorizar la construcción del stand con las especificaciones requeridas por éste. El expositor que solicite los servicios de Diseño y Montaje de PABEXPO deberá contactar a más tardar 20 días antes con el Organizador.

ACCESO A MONTAJE

  Equipos Pesados (10 días antes de 9 am – 5 pm).

•   Construcción en espacio libre (7 días antes de 9 am – 5 pm)

  Stand modular (3 días antes de 9 am – 5 pm)

•   Límites de Montaje: El expositor deberá tomar en cuenta la altura máxima y espacio disponible en el momento del montaje. Consulte al Comité Organizador para mayor información.

•   Retirada de muestras y desmontaje de stands (Semana posterior los días señalados por el organizador de 8:30 am – 5 pm).

•   Instalaciones eléctricas: El stand no lleva incluida ninguna instalación eléctrica, debiéndose solicitar en la planilla este servicio con el plano eléctrico correspondiente.

  Consumo de energía eléctrica: Todos los stands, independientemente de su tamaño, incluyen el consumo de energía eléctrica hasta 500 w, suficiente para la iluminación en el área provista y el consumo de hasta dos (2) aparatos electrónicos.

DERECHOS DE MONTAJE

Las empresas y personas individuales que trabajen en la decoración y/o montaje deberán pagar una cuota de 1200.00 CUP por credencial y en el caso de montajes especiales 2880.00 CUP.  Las credenciales para el montaje y desmontaje solo darán acceso a la Sala del Recinto señalado en  la misma y durante estas etapas. El uso indebido de ellas faculta a las autoridades de la Feria a retirarlas y prohibir la entrada de las personas implicadas.

TARIFAS

ENVIO DE MERCANCÍAS - AGENCIAS ADUANALES Y TRANSITORIAS 

PALCO es la agencia oficial de servicios transitarios y despacho de aduanas de la FERIA. El Comité Organizador no se responsabilizará con el traslado, manipulación, despacho de aduana, etc. de aquellas mercancías que se importen a la Feria a través de otras agencias. Para mayor información refiérase a la sección contactos.

Consulte la sección “Fechas Importantes al Expositor” para las fechas términos de arribo de mercancías a La Habana. Toda mercancía deberá consignarse a:

•   Feria:____________________________________

•   Recinto Ferial Pabexpo

•   Stand No.________________________________

  Sala No. _________________________________

Documentación:

El Comité Organizador recomienda a los participantes prestar atención a la siguiente documentación requerida por las autoridades ante el arribo de mercancías vía aérea o marítima a La Habana según aplique.

•   B/L (originales) o AWB (pasar copia por fax).
  

•   Factura comercial (especificar descripción del producto, cantidad, precio, importe, moneda y condición de entrega según términos de INCOTERMS).

•   Certificados originales según la naturaleza de la mercancía (sanitario, fitosanitario o veterinario).

•   Póliza de seguro (en caso de portarse).

•   Lista de empaque.

  Certificado de origen o certificar origen de la factura.

Forma de pago

Forma de Pago:

  Efectivo                                         Cheque del BFI, BICSA o METROPOLITANO

  Transferencia Bancaria              Tarjeta de Crédito

EFECTIVO : Solamente se acepta en pesos cubanos (CUP) 

TRANSFERENCIA BANCARIA O CHEQUE CUP:

Pague a:

Nombre de Cuenta: EES Empresa Organizadora de Congresos, Ferias y Exposiciones

Número de Cuenta : 0523220047250014

TRANSFERENCIA BANCARIA O CHEQUE:

Pague a:

Nombre de Cuenta: Empresa Organizadora de Congresos, Ferias y Exposiciones

Número de Cuenta: 0300000005628911

Swift Code: BFICCUHH

Banco: Banco Financiero Internacional (BFI)

Dirección del Banco: 5ta Ave esq. 92, Miramar, La Habana, Cuba

TARJETA DE CRÉDITO:

VISA International, MASTERCARD, CABAL o BFI

Buró de servicios generales

•   Diseños gráficos, logotipos y textos (según solicitud).

•   Alquiler de plantas ornamentales.
    Reserva de salones.

•   Accesorios útiles para el proceso de montaje de stand.

  Anuncios publicitarios.

En caso de anuncios debe entregarse los originales listos para imprenta – formato PDF – con 20 días de antelación al comienzo de la Feria. Las dimensiones deben corresponderse a los 16 x 22cm.

  Servicio de limpieza del stand

La limpieza de tipo general del stand está incluida en el precio del espacio contratado. No se incluye la limpieza de las muestras en exhibición.

  Servicios médicos

Diríjase al Comité Organizador (Oficina 14) en caso de requerir de los primeros auxilios o necesidad de asistir a los principales centros hospitalarios de la capital.

Para el alojamiento de los participantes, el Palacio de Convenciones pone a su disposición una Oferta Especial en el HOTEL PALCO, que incluye además de alojamiento, alquiler de autos, concertación de citas de negocios, organización de actividades sociales y servicios gastronómicos de primera calidad.

  Alojamiento

Para el alojamiento de los participantes, el Palacio de Convenciones pone a su disposición una Oferta Especial en el HOTEL PALCO, que incluye además de alojamiento, alquiler de autos, concertación de citas de negocios, organización de actividades sociales y servicios gastronómicos de primera calidad.

Contactos:

•   corporativo@hpalco.palco.cu

   (537) 204-72 35 – (537) 204-72 36

  Comunicaciones

Los servicios de telefonía fija y móvil así como acceso a Internet podrán ser solicitados directamente a ETECSA S.A.

Fechas límites a tener en cuenta

Otras informaciones

MARCO LEGAL

•   Como hacer negocios con Cuba.

•   Guia del Inversionista.
    Oferta Exportable 2018.

•   Servicios de ProCuba.

  Cartera de Oportunidades.